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Dokumentation

StatO

Dokumentations- und Statistiksoftware für die Offene Kinder und Jugendarbeit

Features von StatO

(Stand 26-07-2026)

Aktivitäten erfassen

  • Angebote, Projekte, Veranstaltungen und aufsuchende Arbeit einheitlich dokumentieren
  • Aktivitäten schnell über Desktop, Kalender oder mobile Ansicht anlegen
  • Erfassung von allen notwendigen Taxonomien (Geschlecht, Alterskohorte, Mitarbeiter*innen)
  • Aktivitäten Projekten, Kategorien, Tags und Tätigkeitsfeldern zuordnen
  • Mitarbeitende, Ehrenamtliche und Helfende einer Aktivität zuordnen
  • Freie Notizen und ergänzende Angaben hinterlegen
  • Aktivitäten durchsuchen, sortieren und nach Zeiträumen filtern

Projekte und Angebote verwalten

  • Wiederkehrende Angebote und zeitlich begrenzte Projekte zentral verwalten
  • Projektbilder, Farben, Beschreibungen und Unterlagen hinterlegen
  • Vorlagen, Standardzeiten und Standard-Teammitglieder nutzen
  • Projekte kategorisieren, taggen, archivieren und wiederherstellen
  • Aktivitäten im Tages-, Wochen- und Monatskalender planen
  • Öffnungszeiten, Schließtage und Ferienzeiten berücksichtigen

Statistik

  • Kennzahlen zu Aktivitäten, Teilnahmen und Dauer auf einen Blick sehen
  • Zeitreihen und Entwicklungen über frei wählbare Zeiträume analysieren
  • Kategorien, Tags, Projekte, Standorte und Tätigkeitsfelder vergleichen
  • Altersgruppen und Geschlechterverteilungen auswerten
  • Erweiterte Filter für präzise Auswertungen nutzen
  • Diagramme, Excel-Dateien und PDF-Berichte exportieren

Logbuch

  • Beobachtungen, Übergaben, Erfolge, Vorfälle und Nachbesprechungen dokumentieren
  • Einträge Aktivitäten und Projekten zuordnen
  • Herausforderungen, Highlights und nächste Schritte festhalten
  • Kommentare für die gemeinsame Weiterarbeit nutzen
  • Bearbeitungsstatus transparent verfolgen
  • Teamwissen zentral und langfristig sichern

Umfragen

  • Anonyme allgemeine oder projektbezogene Umfragen erstellen
  • Auswahl-, Mehrfachauswahl-, Bewertungs- und Freitextfragen nutzen
  • Fragen, Antwortoptionen und Reihenfolge flexibel gestalten
  • Freiwillige Angaben zu Alter, Geschlecht und Stadtteil ergänzen
  • Teilnahme per Link und QR-Code ermöglichen
  • Auswertungen, Einzelantworten und wiederholte Umfragerunden verwalten

Administration & Datenschutz

  • Organisationen, Benutzer*innen und Rollen verwalten
  • Kategorien, Tags, Alterskohorten, Räume und Öffnungszeiten konfigurieren
  • Organisationsdaten und Zugriffe sauber voneinander trennen
  • Einladungen, Profile und Passwort-Reset verwalten
  • Audit-Informationen und Archivierung für Nachvollziehbarkeit nutzen
  • On-Premises-Betrieb, Backups und Datenwiederherstellung unterstützenalten

Setup StatO (On-Prem)

StatO kann vollständig im eigenen Netzwerk oder auf einem eigenen Server betrieben werden. Der On-Prem-Installer richtet PostgreSQL, Backend und Weboberfläche als Docker-Container ein. Dafür werden keine lokale Node.js-Installation und kein externer StatO-Dienst benötigt.

Voraussetzungen: Docker, das Docker-Compose-Plugin (docker compose), Git sowie ausreichend Speicherplatz für Datenbank, Uploads und Images.

Schnellinstallation

Linux oder macOS:

curl -fsSL https://raw.githubusercontent.com/Hubertoink/stato_okja/main/scripts/install-onprem.sh | sh

Windows PowerShell:

irm https://raw.githubusercontent.com/Hubertoink/stato_okja/main/scripts/install-onprem.ps1 | iex

Der Installer lädt StatO herunter, erstellt beim ersten Start eine lokale .env.onprem mit individuellen Secrets und startet alle benötigten Container. Standardmäßig wird StatO in einem Unterordner stato_okja installiert.

Wichtige Hinweise

  • Beim ersten Start der onprem StatO Instanz muss ein Passwort für den SuperAdmin gesetzt werden.
  • Die Datei .env.onprem enthält wichtige Zugangsdaten und Secrets. Sie muss sicher aufbewahrt und darf nicht öffentlich geteilt werden.
  • Für den produktiven Betrieb sollten Domain, E-Mail-Versand, Branding und HTTPS geprüft und eingerichtet werden.
  • Der empfohlene Betrieb verwendet nur einen öffentlichen Einstiegspunkt: die Weboberfläche. Datenbank und Backend bleiben intern im Docker-Netzwerk.
  • Vor jedem Update sollte ein Backup erstellt werden.
  • Wird eine vorhandene .env.onprem gelöscht, während die Datenbank weiter besteht, bricht der Installer bewusst ab. In diesem Fall die ursprüngliche Konfigurationsdatei wiederherstellen oder den Datenbestand vorher sichern.
  • Wer Skripte nicht direkt aus dem Internet ausführen möchte, kann den Installer vorab auf GitHub einsehen oder StatO zunächst als Repository herunterladen.

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