Features
Volle Kontrolle über die Daten
Sensible Daten wie Besucherkennzahlen und Einträge werden gesichert gespeichert. Ob on-Prem oder auf einem Server, die Daten sind verschlüsselt und unzugänglich für Dritte.
Wirkungsorientiert
Besucherkennzahlen kann man auch über Excel notieren. Aber die Verknüpfung von quantitativen Daten und qualitativen Berichten und Taxonomien machen StatO einzigartig für die Jugendarbeit.
In den Arbeitsalltag integriert
Jugendarbeit ist oftmals spontan und wenig planbar. StatO kann von jedem Endgerät komfortabel und simpel bedient werden. Durch die Tageserfassung kann schon während dem Offen Bereich/ der Offenen Tür die Besucherkennzahlen erhoben werden.
Sicherheit
Volle Kontrolle über die Daten – Sicherheit an erster Stelle
StatO berücksichtigt Datenschutz und Sicherheit bereits in der grundlegenden Struktur der Anwendung. Es werden keine personenbezogenen Daten von teilnehmenden jungen Menschen gespeichert, sondern ausschließlich aggregierte Zählwerte und fachliche Dokumentationen. Rollen- und organisationsbezogene Berechtigungen sorgen dafür, dass Mitarbeitende nur auf die Daten und Funktionen zugreifen können, die sie für ihre Arbeit benötigen. Zusätzliche Sicherheitsfunktionen wie Zwei-Faktor-Authentifizierung, automatische Abmeldung bei Inaktivität und ein nachvollziehbares Audit-Protokoll schützen den Zugang und machen wichtige Vorgänge transparent. Auch Umfragen können anonym durchgeführt werden, ohne Namen, Telefonnummern oder andere persönliche Angaben zu erfassen. StatO kann zudem im eigenen Netzwerk oder auf einer kontrollierten Serverumgebung betrieben werden.
Moderne Architektur für maximale Sicherheit
StatO läuft vollständig in Docker Containern – unabhängig vom Betriebssystem (Windows, Linux, macOS). Dadurch entsteht eine abgeschlossene, virtuelle Umgebung, die Angriffsflächen minimiert und Updates vereinfacht.
Die Anwendung ist in drei Bereiche getrennt:
- Frontend (Weboberfläche) – hier arbeiten die Nutzer*innen
- Backend (Verarbeitungslogik) – hier werden Anfragen geprüft und verarbeitet
- Datenbank (PostgreSQL) – hier liegen die Daten sicher gespeichert
Diese Trennung entspricht modernen Sicherheitsstandards und verhindert, dass Nutzer*innen direkten Zugriff auf die Datenbank erhalten. Jede Aktion – z. B. das Speichern einer Aktivität oder das Anlegen eines Projekts – läuft über das Backend, das die Anfrage prüft und nur die notwendigen Operationen an die Datenbank weitergibt. So bleibt der gesamte Datenfluss kontrolliert und nachvollziehbar.
On-Prem
StatO auf dem eigenen Server – maximale Datenhoheit
Bei einer On‑Prem‑Installation läuft StatO vollständig auf einem eigenen Server oder PC. Das bedeutet:
- Alle Daten bleiben ausschließlich vor Ort.
- Keine externen Server, keine Cloud, keine Weitergabe.
- Volle Kontrolle über Setup, Updates und Anpassungen.
Durch den Open‑Source‑Ansatz können technisch versierte Nutzer*innen StatO sogar anpassen, erweitern oder eigene Funktionen einbauen.
Eine ausführliche Installationsanleitung steht im GitHub‑Repository bereit (StatO_OnPrem‑Setup). Mit etwas technischem Grundwissen lässt sich eine On‑Prem‑Instanz in kurzer Zeit einrichten. Bei Fragen stehe ich selbstverständlich gerne zur Verfügung.
Off-Prem
StatO über einen externen Anbieter – sicher, getrennt, DSGVO‑konform
Für Organisationen, die keinen eigenen Server betreiben möchten, gibt es die Off‑Prem‑Variante. Aktuell wird StatO über die Hosting‑Plattform Mittwald betrieben – mit Serverstandorten in Deutschland und hohen Sicherheitsstandards.
Wichtig für die Datensicherheit:
- Jede Organisation erhält eigene, voneinander getrennte Docker Container (Frontend, Backend, Datenbank). → Keine Vermischung von Daten, keine gemeinsamen Systeme.
- Die Verarbeitung erfolgt ausschließlich im Rahmen eines Auftragsverarbeitungsvertrags (AVV) nach Art. 28 DSGVO.
- Zugriff und Datenverarbeitung sind klar geregelt und transparent dokumentiert.
Damit eignet sich die Off‑Prem‑Variante besonders für Einrichtungen, die eine sichere, wartungsarme Lösung wünschen, ohne eigene Server betreiben zu müssen.
Wirkungsorientiert
StatO verbindet die tägliche Dokumentation mit einer systematischen Auswertung der pädagogischen Arbeit. Projekte können mit Zielen, Zielgruppen, Kategorien und Kennzahlen hinterlegt werden, sodass Aktivitäten nicht isoliert, sondern im fachlichen Zusammenhang betrachtet werden. Bei jeder Aktivität lassen sich unter anderem Datum, Dauer, Ort, Projekt, Teilnehmendenzahlen, Kohorten, Kategorien, Tags und Notizen erfassen. Dadurch entstehen vergleichbare Daten, mit denen Entwicklungen, Schwerpunkte und erreichte Zielgruppen sichtbar werden. Filterbare Statistiken, Zeitreihen, Verteilungen und Projekt-KPIs unterstützen Teams und Leitungen bei der Reflexion und Weiterentwicklung ihrer Angebote. Ergänzend können anonyme Umfragen direkt mit Projekten verknüpft und Ergebnisse für Berichte, Excel-Auswertungen, PDF-Dokumente oder das Controlling exportiert werden.
Für den Arbeitsalltag
StatO ist so aufgebaut, dass Dokumentation möglichst nah am tatsächlichen Arbeitsalltag der OKJA stattfinden kann. Wiederkehrende Angebotsformen lassen sich als Vorlagen vorbereiten, wodurch neue Aktivitäten schnell und einheitlich angelegt werden können. Die Erfassung konzentriert sich auf die Informationen, die im Alltag wirklich benötigt werden – etwa Zeit, Ort, Projekt, Teilnehmendenzahlen, Kategorien und kurze fachliche Notizen. Im integrierten Logbuch können Beobachtungen, Übergaben, Nachbesprechungen und Kommentare direkt für das Team festgehalten werden. Kalender, Öffnungszeiten, Suchfunktionen und flexible Filter helfen dabei, den Überblick über Angebote, Projekte und Dokumentationen zu behalten. So werden Planung, Durchführung, Teamkommunikation und Auswertung an einem Ort verbunden, ohne den Arbeitsalltag mit unnötiger Verwaltung zu belasten.